Stel je voor: iemand begint zijn eerste werkdag. Zijn laptop ligt nog in de doos. Zijn e-mailaccount bestaat nog niet.
▶Inhoudsopgave
En zijn nieuwe collega's hebben geen idee dat er iemand nieuws komt.
Klinkt dat als een droombaan? Nee, natuurlijk niet. Toch gebeurt dit soort dingen vaker dan je denkt.
En het is precies waar automatisering een verschil maakt. Onboarding is meer dan een intakegesprek en een rondleiding door de kantine. Het is het moment waarop een nieuwe medewerker beslist of hij blijft of binnen een jaar opzoekt naar iets anders.
Onderzoek laat zien dat een goede onboarding de productiviteit met maar liefst 70 procent kan verhogen.
En dat terwijl slechts 37 procent van de organisaties een gestructureerd onboardingproces heeft. Genoeg redenen dus om hier echt wat mee te doen.
Waarom automatisering in onboarding een gamechanger is
Veel HR-afdelingen doen nog steeds bijna alles met de hand. Documenten printen, handtekeningen verzamelen, e-mailtjes sturen, wachtwoorden opgeven.
Het kost tijd, het kost energie, en het gaat fout. Simpelweg omdat mensen niet bedoeld zijn om honderden keer dezelfde stappen te herhalen zonder er ook maar één te vergeten. Automatisering neemt dat repititieve werk uit handen.
Niet om mensen te vervangen, maar om ze bezig te houden met wat écht belangrijk is: contact, cultuur en verbinding.
Een systeem kan een contract opstellen, een welkomstmail versturen, een training inplannen en een checklist bijhouén. Jij als HR'er of manager hoeft dan alleen nog maar te zorgen dat het persoonlijke klopt. En laten we het hebben over schaalbaarheid. Stel dat je per kwartaal tien mensen aanneemt. Of vijftig. Of honderd.
Zonder automatisering wordt dat een nachtmerrie op papier. Met automatisering draait alles op een draadje, ongeveer hoeveel mensen er ook starten.
De bouwstenen van een geautomatiseerde onboarding
1. Alles digitaal vooraf regelen
De onboarding begint niet op de eerste werkdag. Die begint al de dag dat iemand het contract tekent.
Met tools van bijvoorbeeld AFAS of Fhris kun je ervoor zorgen dat alle documenten digitaal worden verstuurd, ondertekend en opgeslagen. Denk aan arbeidsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, pensioenregelingen en de bedrijfsregels. Alles komt automatisch in het systeem terecht, zonder dat jij er een seconde voor hoeft te doen.
2. Een persoonlijk welkomsttraject opzetten
En hier zit het mooie: de nieuwe medewerker kan dit alles al thuis doen. Voordat hij zijn stoel heeft bereikt, is het papierwerk al afgerond.
Dat voelt voor hem als professioneel en respectvol. En voor jou als organisatie betekent het: geen achterstand, geen gemiste stappen.
3. IT-provisionering automatisch triggeren
Automatisering betekent niet dat alles koud en mechanisch wordt. Juist niet. Met platforms zoals Talentech kun je een volledig digitaal onboardingtraject opbouwen dat zich aanpast aan de functie, afdeling en zelfs de locatie van de nieuwe medewerker. Iemand die begint in de financiële afdeling krijgt andere modules dan iemand in de klantenservice. Je kunt automatisch welkomstvideo's versturen, een buddy toewijzen, een e-learning over de bedrijfscultuur inplannen en zelfs een digitale vragenlijst meesturen om te checken of alles duidelijk is.
Het systeem regelt de logistiek, jij regelt de warmte. Een van de meest frustrerende dagen op het werk is degene waarop je nog geen toegang hebt tot de systemen die je nodig hebt.
4. Training en ontwikkeling inplannen zonder moeite
Met geïntegreerde HR- en IT-systemen kun je ervoor zorgen dat zodra een medewerker wordt aangemaakt in het HR-systeem, automatisch een reeks acties wordt getriggerd. Een e-mailaccount wordt aangemaakt, toegang tot de juiste mappen en tools wordt verleend, een laptop wordt klaargezet, en de naam verschint op de interne medewerkerslijst. Geen wachten.
Geen mailtjes heen en weer. Gewoon klaar op de startdatum.
Een nieuwe medewerker moet leren. Over het product, over de processen, over de tools. In plaats van dit ad hoc te doen, kun je met een Learning Management System automatisch leeromgevingen sturen bij nieuwe functies of rollen.
De medewerker ziet in één overzicht wat hij moet doen, wanneer de deadlines zijn en kan via automatisch toegewezen checklists direct zien waar hij terecht kan met vragen.
5. Feedback automatisch opvragen
En voor jou als organisatie is dit goud waard: je kunt exact zien wie welke training heeft afgerond en wie nog een duwtje nodig heeft. Geen gokwerk meer, maar helder inzicht. Na een week, na een maand, na drie maanden.
Op die momenten wil je weten hoe het gaat. Met geautomatiseerde enquêtes kun je op vaste momenten feedback vragen aan je nieuwe medewerker.
Niet om te controleren, maar om te leren en te verbeteren. Als iets structureel misgaat in de onboarding, zie je het terug in de antwoorden.
En dan kun je bijstellen. Voordat iemand vertrekt uit frustratie, in plaats van uit een gevoel van onbekwaamheid.
Wat je echt nodig hebt om te beginnen
Je hebt geen miljoenenbudget nodig om de onboarding te automatiseren. Je hebt wel een paar dingen nodig.
Ten eerste: een HR-systeem dat meedenkt. AFAS, Fhris of Talentech zijn voorbeelden van platforms die specifiek voor de Nederlandse markt zijn gebouwd en die automatisering standaard meeleveren. Ten tweede: een duidelijke checklist.
Voordat je iets automatiseert, moet je weten wat je automatiseert. Maak een overzicht van elke stap die een nieuwe medewerker doorloopt, van het inkoopproces van aanvraag tot goedkeuring tot de evaluatiegesprekken na drie maanden.
Dan pas kun je bepalen welke stappen je overlaat aan een systeem. En ten derde: betrokkenheid vanuit de organisatie. Automatisering werkt alleen als iedereen meedenkt.
IT moet de techniek leveren. Managers moeten de tijd vrijmaken voor de menselijke kant. En HR moet het proces bewaken en doorontwikkelen.
Het resultaat: sneller productiever, minder werk, meer plezier
Organisaties die hun onboarding automatiseren, zien een aantal dingen gebeuren. Nieuwe medewerkers zijn sneller productief, soms wel 50 procent sneller dan bij een volledig handmatig proces.
De kans op vroeg vertrek daalt aanzienlijk. En de werkdruk op HR verlicht, omdat ze niet langer bezig zijn met het bijhouden van statussen en het opjagen van handtekeningen.
Maar misschien nog wel belangrijker: de nieuwe medewerker voelt zich vanaf dag één welkom. Niet omdat iemand een mooi spreekbeurt houdt, maar omdat alles gewoon klaar ligt. Omdat het systeem werkt.
Omdat de organisatie laat zien dat ze hebben nagedacht over zijn ervaring. En dat is uiteindelijk waar het om gaat. Automatisering is geen doel op zich. Het is een middel om de menselijke ervaring beter te maken.
Dus begin klein, kies één proces dat je automatiseert, en bouw daarop voordat je alles tegelijk wil veranderen.
Want de beste onboarding is degene waar je als organisatie niet meer hoeft na te denken over de logistiek, zodat je volledig kunt focussen op wat er toe doet: de mens aan de andere kant van de tafel.