Hoe maak je een geautomatiseerd goedkeuringsproces voor documenten

Je stuurt weer een facture naar je manager. En dan? Die ligt dagen in een inbox, verdrukt onder andere mails.

Je belt erom, stuurt een Teams-berichtje, en op dag vier zegt iemand: “Oh die heb ik niet gezien!” Klinkt bekend? Tijd om daar verandering in te brengen. Een geautomatiseerd goedkeuringsproces bespaart je niet alleen kopzorgen, maar ook serieuze tijd én geld. En het moeilijkste?

Aan de slag gaan. Want het bouwen zelf is best eenvoudiger dan je denkt.

Waarom automatiseren je goedkeuringsproces een gamechanger is

Laten we even kijken naar wat er misgaat bij een handmatig goedkeuringsproces. Documenten rondsturen via e-mail, iemand vergeet te reageren, een manager is op vakantie en niemand weet dat. Het gevolg: vertragingen, fouten, en een hoop frustratie.

Volgens diverse analyses kunnen organisaties tot wel 30% van hun tijd verliezen aan administratieve handmatige taken rondom goedkeuringen.

Dat is tijd die je beter kunt besteden aan werk dat écht impact maakt. Een geautomatiseerd goedkeuringsproces lost dat op.

Documenten worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd. Als er niet op tijd gereageerd wordt, volgt een herinnering. En je hebt altijd inzage in waar een document zich bevindt in het proces. Geen e-mail meer nodig. Geen meer bellen. Gewoon helderheid.

Stap 1: Kies de juiste tool voor jouw situatie

Er zijn verschillende tools beschikbaar om een goedkeuringsproces te automatiseren. De keuze hangt af van wat je al gebruikt en hoe complex je proces is.

Als je al werkt in de Microsoft-wereld — denk aan SharePoint, Teams of OneDrive — dan is Power Automate een logische keuze. Met de actie “Goedkeuringen – Een goedkeuring starten en erop wachten” kun je eenvoudig een goedkeuringswerkstroom bouwen.

Power Automate (Microsoft)

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een factuur automatisch naar je manager gaat zodra die in een bepaalde SharePoint-map wordt geplaatst. De manager krijgt een mel keding,urt goed of af, en de stroom gaat automatisch verder. Power Automate werkt ook met andere platforms zoals Salesforce, Dynamics 365, Zendesk en WordPress. Dus ook als je niet volledig in het Microsoft-ecosysteem zit, is het een krachtige optie.

Vooral als je veel met offertes, contracten en verkoopdocumenten werkt, is PandaDoc een interessante keuze.

PandaDoc

De functie “Goedkeuringsproces” is beschikbaar in de Business- en Enterprise-pakketten. Je beheert het goedkeuringsproces op sjabloonniveau: je opent een sjabloon, gaat naar het tabblad “Rollen beheren”, en schakelt simpelweg “Goedkeuring vereist” in. Daarna bepaal wie het document moet goedkeuren voordat het naar de klant gaat.

Handig voor teams die documenten vaak hergebruiken en willen voorkomen dat er iets de deur uitgaat zonder de juiste toestemming. Wil je iets doen zonder extra software te kopen?

SharePoint en Teams

Dan kun je ook binnen SharePoint zelf een eenvoudig goedkeuringsproces opzetten. Je kunt bijvoorbeeld een documentbibliotheek configureren waarbij documenten eerst goedgekeurd moeten worden voordat ze zichtbaar zijn voor anderen.

Combineer dat met een Power Automate-stroom en je hebt al een behoorlijk krachtig systeem, zonder dat je iets extra’s hoeft te betalen.

Stap 2: Bepaal wie wat goedkeurt

Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Een goed goedkeuringsproces begint niet met technologie, maar met duidelijkheid. Wie is verantwoordelijk?

Wie keurt wat goed? En wat gebeurt er als iemand niet reageert?

Stel je voor: je hebt een factuur van 5.000 euro. Die hoeft niet de directeur te goedkeuren. Maar een factuur van 50.000 euro misschien wél. Door vooraf regels vast te leggen — bijvoorbeeld op basis van bedrag, type document of afdeling — kun je het proces slim automatiseren.

• Documenten tot 1.000 euro: directe teamleider keurt goed.
• Documenten van 1.000 tot 10.000 euro: afdelingshoofd keurt goed.
• Documenten boven 10.000 euro: financiële directeur of CFO keurt goed.

Je voorkomt dat iedereen alles moet goedkeuren, en dat juist de belangrijke dingen tussen de drukte door glijden.

Een veelgebruikte aanpak is een goedkeuringshiërarchie. Bijvoorbeeld: Door dit in je tool in te stellen, gebeurt de routing automatisch. Geen discussie meer over wie wat moet doen.

Stap 3: Bouw de workflow en test hem grondig

Nu wordt het leuk. Je gaat de daadwerkelijke workflow bouwen.

In Power Automate doe je dat door een nieuwe stroom aan te maken, een trigger te kiezen (bijvoorbeeld “Wanneer een bestand wordt aangemaakt in SharePoint”), en vervolgens de goedkeuringsactie toe te voegen.

Je bepaalt wie de goedkeurder is, voegt eventueel een deadline toe, en stelt in wat er moet gebeuren na goedkeuring of afwijzing. Maar hier geeft veel mensen een fout: ze testen niet goed. Bouw je stroom, en test hem dan met verschillende scenario’s.

Wat gebeurt er als de goedkeurder op vakantie is? Wat als het document moet worden doorgestuurd naar een vervanger?

Wat als iemand het document afwijst — gaat het terug naar de aanvrager, of wordt het verwijderd? Neem de tijd om dit door te spelen. Een paar uut testen voorkomt weken van frustratie later.

Stap 4: Monitor en verbeter continu

Een geautomatiseerd goedkeuringsproces is niet “set and forget”. Het is een levend systeem.

Gelukkig geven de meeste tools je inzage in hoe het proces verloopt. In Power Automate kun je bijvoorbeeld zien hoe lang een goedkeuring gemiddeld duurt, waar knelpunten zitten, en welke stromen vaker mislukken.

Gebruik die data. Misschiep merk je dat bepaalde goedkeurders consistent te laat reageren. Of dat bepaalde typen documenten vaak worden afwezen omdat er informatie ontbreekt. Door dit in de ogen te houden, kun je het proces steeds een beetje beter maken. Kleine aanpassingen, groot effect.

De grote voordelen op een rijtje

Samenvat een geautomatiseerd goedkeuringsproces drie grote voordelen. Ten eerste: snelheid. Documenten worden binnen uren goedgekeurd in plaats van dagen. Ten tweede: transparantie door je volledige inkoopproces te automatiseren.

Iedereen kan zien waar een document zich bevindt in het proces. En ten derde: compliance.

Je hebt altijd een duidelijk audittrail — wie heb wat goedgekeurd, en wanneer. Handig bij een controle, maar ook gewoon voor je eigen rust. Of je nu een klein team hebt of een grote organisatie, het automatiseren van je goedkeuringsproces is een van de slimste investeringen die je kunt doen.

Niet omdat het ingewikkeld is, maar juist omdat het zo eenvoudig is om te beginnen. Kies je tool, bepaal je regels, bouw je stroom, en test hem goed. De rest regelt zichzelf.