Hoe stel je prioriteiten bij het automatiseren van meerdere processen

Je hebt een lijst met processen die je wilt automatiseren. Misschien wel tien, twintig of zelfs vijftig.

Maar je kunt niet alles tegelijk doen. Dus waar begin je?

En hoe kies je welk proces eerst aan de beurt is? Gelukkig is er een methode die helpt om slim te prioriteren, zonder dat je er weken over doet.

Waarom prioriteren bij automatisatie zo belangrijk is

Veel bedrijven beginnen met automatiseren omdat het “moet” of omdat een collega het “cool” vindt.

Maar zonder duidelijke prioriteiten raak je snel je weg kwijt. Je besteedt tijd aan processen die weinig impact hebben, terwijl de grote winst nog steeds handmatig loopt. Prioriteren zorgt ervoor dat je:

• Sneller resultaat ziet
• Minder geld verspilt aan onnodige automatisering
• Je team beter kan focussen op wat er écht toe doet

Stap 1: Maak een overzicht van alle processen

Voordat je kunt kiezen, moet je weten wat er allemaal is. Maak een simpel overzicht van alle processen die je zou willen automatiseren.

• Facturen versturen
• Leads toewijzen in je CRM
• Rapportages genereren
• Klantcommunicatie beheren

Denk aan dingen zoals: Gebruik hiervoor een tool zoals Notion, Trello of zelfs gewoon een Excel-sheet.

Het gaat erom dat je alles op een rijtje hebt.

Stap 2: Beoordeel elk proces op twee factoren

Nu komt het belangrijkste: hoe kies je wat eerst aan de beurt is? Gebruik twee simpele criteria:

1. Hoeveel tijd bespaart het per week?

Vraag jezelf af: hoeveel uur per week besteden we aan dit proces? Als een medewerker elke week 5 uur kwijt is aan het handmatig invoeren van gegevens, dan is dat een ander verhaal dan iets dat maar 15 minuten kost. Een proces dat elke dag gebeurt, heeft meer prioriteit dan iets dat eens per maand voorkomt.

2. Hoe vaak gebeurt het?

Zelfs als het minder tijd kost per keer, kan de totale besparing groot zijn als het vaak genoeg gebeurt.

Combineer deze twee factoren in een simpele matrix. Processen die vaak voorkomen én veel tijd kosten, komen bovenaan je lijst.

Stap 3: Kijk naar de haalbaarheid

Soms is een proces super belangrijk, maar lastig te automatiseren. Misschien omdat het systeem niet meewerkt, of omdat er te veel uitzonderingen zijn. In dat geval is het slim om eerder te beginnen met iets kleiner, maar makkelijker.

Denk aan de “quick wins”. Kleine automatisatel weries die snken en je team enthousiast maken.

Bijvoorbeeld: automatisch een Slack-bericht sturen als er een nieuw ticket binnenkomt, of een Google Sheet vullen uit je Typeform-responsen via Zapier. Deze kleine successen bouwen vertrouwen op. En dat maakt het makkelijker om later grotere, complexere projecten aan te pakken.

Stap 4: Betrek je team

Automatisatie is geen eenmansshow. Praat met de mensen die dagelijks met deze processen werken en bouw samen een sterke business case voor automatisering.

Zij weten precies waar de pijnpunten zitten. Vaak hebben zij zelfs al ideeën over wat er beter kan. Laat ze meedenken over de prioriteiten. Niet alleen omdat het slim is, maar ook omdat ze eerder meedraaien als ze het gevoel hebben dat hun input ertoe doet.

Stap 5: Begin klein, schaal snel

Je hoeft niet alles in één keer te automatiseren. Breng eerst je proces in kaart, automatiseer het, kijk of het werkt, en leer daarna. Pas op basis van die lessen je aanpak aan.

Veel bedrijven maken de meest gemaakte fouten bij het automatiseren door te groot te beginnen. Ze willen meteen hun hele orderproces automatiseren, inclusief uitzonderingen, integraties en meldingen.

Dat leidt tot vertraging, frustratie en soms zelfs falen. Beter: start met iets kleins, zoals het automatisch versturen van een bevestigingsmail na een bestelling. Werkt dat? Ga dan verder met de volgende stap.

Bonus: Gebruik de juiste tools

Er zijn talloze tools beschikbaar om te automatiseren. Enkele populaire opties: Kies een tool die past bij je team en je budget. Je hoeft niet meteen te investeren in de duurste optie. Begin gratis of met een proefperiode.

• Zapier: ideaal voor beginners, verbindt duizenden apps zonder code
• Make (voorheen Integromat): krachtiger en flexibeler, maar iets steilere leercurve
• Microsoft Power Automate: perfect als je al in de Microsoft-wereld zit
• n8n: open-source en zelf te hosten, voor tech-savvy teams

Conclusie: Prioriteiten stellen is geen wetenschap, maar wel een kunst

Automatiseren is geen doel op zich. Het is een middel om tijd vrij te maken, fouten te verminderen en je team te laten groeien.

Door bewust te kiezen waar je begint, zorg je ervoor dat je snel waarde toevoegt — zonder je te verliezen in complexe projecten. Dus: maak een overzicht, kijk naar tijd en frequentie, betrek je team, en begin klein. De rest volgt vanzelf.