Stel je voor: een nieuw leadformulier op je website wordt ingevuld, en binnen seconden staat die persoon al in je CRM, krijgt een persoonlijke mail, en wordt er automatisch een taak aangemaakt voor je salesmedewerker. Geen handmatig werk. Geen fouten. Geen "oh nee, die lead was ik vergeten".
▶Inhoudsopgave
Dat is precies wat er gebeurt als je Pipedrive koppelt aan Make of Zapier. En het mooiste? Je hebt geen programmeerkennis nodig.
Waarom je Pipedrive niet alleen moet laten staan
Pipedrive is al een sterke CRM. Je ziet direct waar elk deal staat, welke leads warm zijn, en wie wanneer moet bellen.
Maar een CRM is pas écht krachtig als het praat met de andere tools die je gebruikt.
Denk aan je e-mailmarketing, je boekhouding, je formulieren, je chatbot, je spreadsheet waar alles in staat (we kennen het allemaal). Zonder koppelingen gebeurt dit: iemand vult een formulier in, jij kopieert de gegevens handmatig naar Pipedrive, stuurt een mailtje, maakt een taak aan, en hopelijk vergeet je niets. Klinkt dat efficiënt? Nee, dus. Dit kost je niet alleen tijd, het kost je ook deals.
Uit onderzoek blijkt dat leads die binnen vijf minuten worden opgebeld, tien keer meer kans hebben om te converteren dan leads na dertig minuten. Automatisering is geen luxe. Het is een noodzaak.
Zapier of Make: welke kies jij?
Beide tools verbinden Pipedrive met duizenden andere apps, maar ze werken anders.
Zapier: snel aan de slag, ideaal voor beginners
De keuze hangt af van wat je nodig hebt. Zapier is de gebruiksvriendelijkste optie.
Je maakt zogenaamde "Zaps": eenvoudige regels van de vorm "als dit gebeurt, dan doe dat". Bijvoorbeeld: als er een nieuw contact in Pipedrive komt, stuur dan een welkomstmail via Gmail. Of: als een deal de fase "Gewonnen" bereikt, maak dan een factuur aan in je boekhoudsoftware. Zapier ondersteunt meer dan 7.000 apps.
De basisversie begint gratis met 100 taken per maand. Voor serieuze salesautomatisering raad ik het Starter-plan aan, vanaf ongeveer 20 euro per maand, waarmee je 750 taken en multi-step Zaps krijgt.
Make (voorheen Integromat): krachtig en visueel
Dat is meer genoeg voor de meeste kleine teams. Het voordeel van Zapier is de eenvoud. Binnen tien minuten heb je je eerste automatisatie draaien.
Het nadeel: complexe logica met veel stappen of voorwaarden wordt snel duur en minder flexibel. Make is de keuze als je meer controle wilt.
In plaats van simpele if-this-then-that-regels, bouw je visuele scenario's waarin je data kunt splitsen, filteren, transformeren en overbrengen tussen meerdere apps.
Stel: een lead komt binnen, je controleert of het een bestaand contact is, zo niet maak je het aan, stuur een gesegmenteerde mail op basis van de branche, en log alles in een Google Sheet. In één scenario. Make begint ook gratis met 1.000 operaties per maand. Het Core-plan, vanaf 9 euro per maand, geeft je 10.000 operaties en toegang tot alle basisfunctionaliteiten.
Voor teams die veel data verwerken of complexe workflows nodig hebben, is Make vaak voordeliger dan Zapier. Het leercurve is iets steiler, maar de visuele bouwmanier maakt het juist overzichtelijk. Je ziet letterlijk wat er gebeurt met je data, stap voor stap.
De meest waardevolle automatisaties voor sales
Je kunt van alles automatiseren, maar sommige koppelingen leveren direct meer op dan andere. Hier zijn de automatisaties die écht het verschil maken.
Leads automatisch aanmaken vanuit elk kanaal
Of het nu gaat om een contactformulier op je website, een Facebook Lead Ad, een Typeform, of een businesskaart die je scant: elke lead moet direct in Pipedrive terechtkomen. Door slim je contactformulier aan je CRM te koppelen via Zapier of Make, wordt elke nieuwe invoer automatisch een contact of deal. Geen tussenstap. Geen Excel-tussentabel. Als een deal van "Offerte verstuurd" naar "Onderhandeling" schuift, wil je dat je team het weet.
Of als een deal twee weken stil ligt, moet er een herinnering afgaan.
Automatische follow-up na dealwijzigingen
Stel een automatisatie in die reageert op fase-wijzigingen in Pipedrive en automatisch een Slack-bericht stuurt, een taak aanmaakt, of een persoonlijke mail verstuurt. Zo geen deal meer verloren door vergeetachtigheid. Je boekhouding moet weten wanneer een deal gesloten is.
Je marketingteam wil wie er klaar is voor een upsell. Je supportteam moet zien wat er in het salesproces is afgesproken.
Data synchronisatie met je andere tools
Koppel Pipedrive aan tools zoals Exact Online, Mailchimp, Notion, Google Sheets, of Teams, en zorg dat data automatisch synchroniseert.
Eén bron van waarheid, overal up-to-date.
Hoe begin je? Zo koppel je Pipedrive in 15 minuten
Geen zorgen, je hoont een IT-afdeling te hebben. Dit is het eerste wat je doet:
Maak een account aan bij Zapier of Make. Kies Pipedrive als je eerste app en verbind je account, je hebt hiervoor je Pipedrive API-toegang nodig, maar die staat standaard aan voor alle gebruikers.
Kies vervolgens de trigger: bijvoorbeeld "Nieuw contact in Pipedrive" of "Deal fase gewijzigd". Kies de actie: bijvoorbeeld "Stuur e-mail" of "Maak rij aan in Google Sheets". Test de koppeling, en activeer.
Klaar. Je eerste automatie draait.
Mijn advies: begin met één simpele koppeling. Leads uit een formulier automatisch in Pipedrive aanmaken. Voel hoe het werk. Dan voeg je er stap voor stap meer aan toe. Binnen een week heb je een salesmachine die 's nachts harder werkt dan jij overdag.
De grote fout die iedereen maakt
De meeste mensen automatiseren te weinig, of juist te veel. Ze kiezen ervoor om alles in één keer aan elkaar te knopen, en dan werkt het niet, en dan geven ze op. Begin klein.
Kies de één zaak die je het meest tijd kost of de meeste fouten oplevert, en automatiseer alleen dat. Als dat werkt, ga je verder. De tweede fout: je automatisaties nooit terugkijken.
Een automatisatie is geen set-and-forget. Check elke maand of alles nog werkt, of je apps geüpdatet zijn, of je logica nog klopt.
Conclusie: stop met handmatig werk, start met automatiseren
Vijf minuutjes per maand besparen je uren achteraf. Pipedrive is een uitstekende CRM.
Maar Pipedrive gekoppeld aan Zapier of Make is een salesmachine die nooit slaapt, nooit vergeet, en nooit ziek wordt. Of je nu een eenmanszaak runt of een team van twintig hebt, automatisering geeft je iets terug dat je niet kunt kopen met geld: tijd. En tijd is precies wat je nodig hebt om te doen waar je goed in bent: verkopen.
Veelgestelde vragen
Wat is Zapier en hoe werkt het?
Zapier is een gebruiksvriendelijke tool waarmee je apps kunt verbinden en automatiseren zonder dat je programmeerkennis nodig hebt. Je maakt ‘Zaps’, eenvoudige regels die automatisch taken uitvoeren wanneer er iets gebeurt in een app, zoals het sturen van een welkomstmail bij een nieuw contact in Pipedrive.
Biedt Zapier integratie met Pipedrive?
Ja, Zapier biedt uitgebreide integratie met Pipedrive. Je kunt bijvoorbeeld automatische workflows creëren die nieuwe leads direct toevoegen aan Pipedrive, een persoonlijke mail sturen en een taak aanmaken voor je salesmedewerker, waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt.
Waarom is Make (voorheen Integromat) vaak goedkoper dan Zapier?
Make is vaak goedkoper omdat het werkt met een creditsysteem, waarbij elke actie die je uitvoert (zoals het verwerken van een lead of het versturen van een mail) een credit kost. Zapier biedt een abonnement, wat voor eenvoudige workflows goedkoper kan zijn, maar snel duurder kan worden bij complexere automatiseringen.
Hoe kan ik koppelingen maken met Zapier?
Met Zapier maak je ‘Zaps’ – simpele regels die automatisch taken uitvoeren wanneer er iets gebeurt in een app. Bijvoorbeeld, als er een nieuw contact in Pipedrive wordt aangemaakt, dan wordt er automatisch een welkomstmail verstuurd via Gmail. Je kunt zo verschillende apps met elkaar verbinden en automatiseren.
Is Zapier gratis voor het automatiseren van mijn salesprocessen?
Zapier biedt een gratis versie met 100 taken per maand, maar deze is beperkt. Voor serieuze salesautomatisering is het Starter-plan aan te raden, vanaf 20 euro per maand, waarmee je 750 taken en complexere workflows kunt opzetten.