Stel je voor: je administratie loopt in Exact Online, maar je team werkt in Airtable, Notion of Google Sheets.
▶Inhoudsopgave
En iedereen voert dezelfde gegevens handmatig in. Klinkt dat bekend? Dan is het tijd om eindelijk die koppeling te leggen — zonder dat je een programmeur nodig hebt. Exact Online is de grootste boekhoudsoftware van Nederland, en gelukkig is het tegenwoordig een stuk makkelijker geworden om te verbinden met andere tools. Dankzij no-code platforms kun je binnen een paar uur workflows opzetten die je weken handmatig werk besparen. In deze handleiding leg ik precies uit hoe je dat doet, welke tools je kunt gebruiken, en waar je op moet letten.
Waarom je Exact Online moet koppelen aan andere tools
Laten we eerlijk zijn: Exact Online is sterk als boekhoudpakket, maar het is niet de meest flexibele tool ter wereld. Je team werkt waarschijnlijk ook in Slack, Teams, Notion of een CRM-systeem.
En dan heb je een probleem: data zit verspreid over meerdere plekken. Door Exact Online te koppelen aan je andere tools, voorkom je dubbel werk, verminder je fouten en krijg je één overzicht waar iedereen aan kan werken. Denk aan automatisch facturen aanmaken vanuit je CRM, of real-time financiële dashboards die zichzelf updaten. Dat klinkt als toekomstmuziek, maar het is nu al heel gewoon te doen.
Welke no-code tools kun je gebruiken?
Er zijn een paar platforms die uitblinken als het gaat om het koppelen van Exact Online.
Make (voorheen Integromat)
Hieronder de drie meest gebruikte: Make is verreweg de krachtigste no-code automatiseringstool op de markt. Je bouwt visuele workflows door blokken te verbinden, en Exact Online heeft hier een officiële connector voor. Je kunt alles automatiseren: van het aanmaken van facturen tot het synchroniseren van relaties en het versturen van meldingen in Slack of Teams.
Zapier
De gratis versie geeft je 1.000 operaties per maand, wat voor veel kleine bedrijven al genoeg is. Zapier is de grootste naam in no-code automatisering en heeft een gebruiksvriendelijkere interface dan Make.
Het nadeel: de Exact Online-integratie is beperkter. Je kunt basisacties uitvoeren zoals het aanmaken van facturen of het ophalen van relaties, maar voor complexe workflows snel je grenzen.
Power Automate van Microsoft
Zapier is ideaal als je snel iets simpels wilt opzetten zonder veel technische kennis. Als je al werkt in het Microsoft-ecosysteem, is Power Automate een logische keuze. De tool heeft een officiële Exact Online-connector en integreert naadloos met Excel, SharePoint en Teams.
Vooral voor MKB-bedrijven die al Microsoft 365 gebruiken, is dit een kosteneffectieve oplossing. De licentie zit vaak al in je Microsoft-abonnement.
Stap voor stad: hoe koppel je Exact Online aan een no-code tool
Laat ik je meenemen door een concreet voorbeeld. We gaan een koppeling maken tussen Exact Online en Google Sheets via Make, zodat je automatisch een overzicht krijgt van alle openstaande facturen.
Stap 1: Maak een account aan op Make en start een nieuwe scenario.
Kies Exact Online als eerste module en selecteer de actie "List Invoices" of "Search Sales Entries". Verbind je Exact Online-account door in te loggen met je inloggegevens. Stap 2: Voeg een filter toe zodat alleen openstaande facturen worden opgehaald.
In Make doe je dit met een filter tussen de modules. Stel in dat alleen facturen met de status "Open" doorstromen. Stap 3: Kies Google Sheets als tweede module en selecteer "Add a Row". Koppel de velden uit Exact Online aan de kolommen in je spreadsheet: factuurnummer, debiteur, bedrag, vervaldatum. Klaar is kees.
Stap 4: Plan het scenario om elke ochtend om 7:00 te draaien.
Zo heb je altijd een up-to-date overzicht zonder er zelf aan te hoeven sleutelen. Dit is natuurlijk maar één voorbeeld.
Je kunt precies hetzelfde doen met relaties, inkoopfacturen, of zelfs projectbudgetten. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Veelgemaakte fouten die je beter kunt vermijden
Ik zie regelmatig dat mensen te snel beginnen zonder na te denken over hun datastructuur.
Mijn advies: teken eerst op een vel papier welke data waarheen moet. Wat heb je nodig in Exact Online, en wat moet eruit? Voor een soepele Moneybird en Exact Online koppeling houd je het proces simpel.
Een andere veelgemaakte fout is het negeren van foutafhandeling. Wat als Exact Online even niet bereikbaar is? Wat als een factuur een onverwacht formaat heeft? Zorg dat je in Make of Zapier een foutroute toevoegt, zodat je een krijgt melding in plaats van dat stilletjes dingen misgaan.
En let op met API-limieten. Exact Online heeft rate limits — je kunt niet oneindig veel aanvragen per minuut sturen.
Voor de meen tools geldt: houd je onder de 60 aanvragen per minuut en je bent veilig.
Wat kost het om Exact Online te koppelen?
De goede nieuws: het hoeft niet duur te zijn. Make biedt een gratis plan met 1.000 operaties per maand.
Zapier heeft een gratis plan met 100 taken per maand. Power Automate zit vaak al in je Microsoft 365-abonnement, wat begint vanaf ongeveer 5,50 euro per maand.
Voor de meeste MKB-bedrijven is het gratis plan van Make meer dan voldoende om te beginnen. Pas als je honderden automatiseringen draait of real-time synchronisatie nodig hebt, wordt het interessant om te upgraden. Dan betaal je tussen de 9 en 29 euro per maand, afhankelijk van het platform.
Conclusie: begin vandaag nog
Je hoeft geen developer te zijn om Exact Online slim te koppelen aan je andere tools. Met no-code platforms als Make, Zapier of Power Automate kun je betalingen via Stripe of Mollie automatiseren en workflows opzetten die je uren handmatig werk besparen.
Begin met één simpele koppeling, leer hoe het werkt, en bouw daarop voort.
Het mooie van no-code is dat je niet hoeft te wachten op een IT-afdeling of een extern bureau. Jij kunt het zelf doen. En als je bijvoorbeeld je BTW-aangifte voorbereiding met no-code automatiseert, vraag je je af waarom je het niet eerder hebt geprobeerd.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de voordelen van het koppelen van Exact Online aan andere tools?
Het koppelen van Exact Online aan tools zoals Slack, Teams of een CRM, zorgt ervoor dat je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren en dat je één centraal overzicht hebt van al je financiële informatie. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt het mogelijk om automatische workflows op te zetten, zoals het direct aanmaken van facturen vanuit je CRM.
Welke no-code tools zijn geschikt voor het koppelen van Exact Online?
Er zijn verschillende no-code tools die je kunt gebruiken, zoals Make (voorheen Integromat), Zapier en Power Automate. Make is de meest krachtige optie, terwijl Zapier een gebruiksvriendelijke interface heeft en Power Automate goed integreert met het Microsoft-ecosysteem, vooral voor MKB-bedrijven die al Microsoft 365 gebruiken.
Hoe kan ik Exact Online koppelen met Google Sheets?
Met tools zoals Make of Power Automate kun je Exact Online koppelen aan Google Sheets. Dit maakt het mogelijk om gegevens automatisch te synchroniseren tussen de twee platforms, bijvoorbeeld om financiële dashboards te updaten in Google Sheets op basis van de data in Exact Online. Zo heb je altijd een actueel overzicht van je financiën.
Wat is het verschil tussen Make en Zapier voor het koppelen van Exact Online?
Make (voorheen Integromat) is over het algemeen krachtiger en biedt meer flexibiliteit bij het opzetten van complexe workflows, terwijl Zapier een gebruiksvriendelijkere interface heeft en vaak voldoende is voor kleinere bedrijven met eenvoudigere behoeften. Beide tools hebben een officiële Exact Online-connector, maar Zapier’s integratie is beperkter.
Hoe kan ik mijn accountant aan Exact Online koppelen?
Je kunt je accountant aan Exact Online koppelen door een no-code tool zoals Make of Power Automate te gebruiken. Configureer de tool om de benodigde data te synchroniseren tussen Exact Online en het systeem dat je accountant gebruikt, waardoor je accountant direct toegang heeft tot de meest recente financiële informatie.