Btw-codes automatisch toewijzen in je boekhouding via logische regels

Stel je voor: je importeerd een bankafschrift, en alle btw-codes worden meteen goed geen. Geen klikken, geen twijfel, geen fouten. Klinkt als een droom?

Het is gewoon mogelijk. En je hebt het zelfs niet eens meer nodig om het handmatig te doen.

Als ondernemer of boekhouder ken je het scenario. Je zit met een stapel facturen, en voor elke regel moet je bedenken: is dit 21%, 9%, of 0%?

Gaat dit om een creditnota of een normale factuur? Is dit een binnenlandse levering of een intracommunautaire verwerving? Enzovoort. Het kost tijd, het kost focus, en het gaat fout.

Gelukkig kun je dit grotendeels automatiseren. Laten we eens kijken hoe.

Waarom handmatig btw-codes toewijzen een probleem is

Allereerst: waarom zou je dit willen automatiseren? Simpel. Handmatig btw-codes toewijzen is saai, tijdrovend, en vatbaar voor fouten.

En fouten in je btw-aangifte kunnen leiden tot navragen van de Belastingdienst, boetes, of gewoon onnodige stress. Stel dat je gemiddeld 50 boekingsregels per week verwerkt waarbij je een btw-code moet kiezen. Als je daar gemiddeld 30 seconden per regel aan kwijt bent, dat is al snel meer dan 25 minuten per week.

Dat lijkt misschien niet veel, maar op jaarbasis is dat ruim 20 uur.

Twintig uur die je aan iets nuttigers kunt besteden. En laten we het hebben over fouten. Uit diverse bronnen blijkt dat een aanzienlijk deel van de btw-aangiften fouten bevat.

Soms kleine, soms grotere. Automatisering vermindert dit risico aanzienlijk.

Hoe werken logische regels voor btw-codes?

Het idee is eigenlijk best simpel. Je stelt voorwaarden in, en op basis van die voorwaarden kiest je boekhoudsoftware automatisch de juiste btw-code.

Denk aan regels als: Als de tegenrekening 8000 tot 8099 is, gebruik dan btw-code VH (verkoop hoog 21%).
Als de tegenrekening 8100 tot 8199 is, gebruik dan btw-code VL (verkoop laag 9%).
Als het bedrag negatief is, behandel het als een creditnota.
Als de omschrijving het woord "korting" bevat, gebruik dan de bijbehorende code.

Dit soort regels kun je opbouwen op basis van tegenrekeningen, bedragen, omschrijvingen, of een combinatie daarvan. De meeste moderne boekhoudpakketten ondersteunen dit soort logica, al is de uitwerking per pakket anders. Er zijn verschillende pakketten die het automatisch toewijzen van btw-codes ondersteunen. Enkele voorbeelden:

Welke boekhoudsoftware ondersteunt dit?

Exact Online biedt de mogelijkheid om boekingsregels op te zetten met vaste btw-codes per grootboekrekening. Je kunt ook gebruikmaken van de functionaliteit waarbij de software op basis van eerdere boekingen suggesties doet.

Twinfield (van Wolters Kluwer) heeft uitgebreide mogelijkheden voor automatische boekingsregels, inclusief btw-code toewijzing op basis van dimensies en rekeningen. AFAS kent zogenaamde procesregels waarmee je op basis van voorwaarden automatisch btw-codes kunt laten toewijzen. Visma | AccountView biedt vergelijkbare functionaliteit via automatische boekingsregels. SnelStart is iets beperkter op dit vlak, maar ook hier kun je vaste tegenrekeningen koppelen aan btw-codes.

Het punt is: bijna elk serieus boekhoudpakket kan dit in meer of mindere mate.

Het gaat erom dat je het ook écht instelt.

Stap voor stap: zo stel je het in

De exacte stappen verschillen per software, maar de basis is overal vergelijkbaar. Stap 1: Breng structuur aan in je grootboek. Zorg ervoor dat je grootboekrekeningen logisch zijn ingedeeld.

Verkoop omzet op rekeningen 8000-8099, inkoop op 6000-6099, enzovoort. Hoe duidelijker je indeling, hoe makkelijker het is om regels op te stellen. Stap 2: Bepaal je btw-codes. Maak een overzicht van alle btw-codes die je gebruikt.

In Nederland zijn de meest voorkomende codes: VH (verkoop hoog 21%), VL (verkoop laag 9%), V0 (verkoop vrijgesteld), IG (inkoop hoog), IL (inkoop laag), en de codes voor intracommunautaire transacties.

Stap 3: Koppel rekeningen aan codes. Wijs per grootboekrekening de juiste btw-code toe. Dit is de basis van je automatische toewijzing. Stap 4: Voeg extra voorwaarden toe. Denk aan uitzonderingen, zoals wanneer je creditnota's automatisch verwerkt in je boekhouding. Misschien heb je een grootboekrekening die zowel binnenlandse als buitenlandse transacties bevat.

Dan kun je een regel toevoegen op basis van het land van de relatie, of op basis van een tag of dimensie. Stap 5: Test en verfijn. Voer een aantal testboekingen uit en controleer of de juiste codes worden toegewezen. Pas waar nodig aan.

Tips voor een sterke opzet

Een paar praktische tips om het maximale uit je automatische btw-toewijzing te halen. Begin simpel. Je hoeft niet alles in één keer perfect in te stellen en kunt bijvoorbeeld ook je BTW-aangifte voorbereiding automatiseren met no-code.

Begin met de meest voorkomende boekingen, die leveren het meeste rendement op. De uitzonderingen kun je later toevoegen. Documenteer je regels. Noteer welke regels je hebt ingesteld en waarom.

Dit is handig als iemand anders meehelpt met de boekhouding, of als je over een jaar niet meer weet waarom je iets op een bepaalde manier hebt ingesteld. Zo zorg je er ook voor dat je automatische eindejaarsrapportage voor je boekhouder altijd soepel verloopt.

Controleer periodiek. Zet in je agenda om eens per kwartaal je automatische toewijzing te controleren. Kijk of er nieuwe situaties zijn die je nog niet hebt afgedekt. Gebruik herkenbare omschrijvingen. Als je banktransacties importeert, is de omschrijving vaak je enige manier om een regel te herkennen. Werk met je bank aan duidelijke omschrijvingen, of gebruik een tool die transacties voor je categoriseert.

Wat als het niet helemaal automatisch kan?

Eerlijk gezegd: 100% automatisering bestaat niet. Er zijn altijd uitzonderingen. Denk aan correcties, bijzondere transacties, of situaties waar je software niet uitkomt.

Maar dat is geen probleem. Het doel is niet om elke enkele boeking automatisch te laten verwerken.

Het doel is om de grote bulk, misschien wel 80 tot 90 procent, automatisch te laten lopen. Die laatste 10 tot 20 procent doe je nog handmatig. Maar dat is een stuk minder werk dan voorheen.

Conclusie: begin vandaag nog

Het automatisch toewijzen van btw-codes is geen luxe, het is slim werken.

Het bespaart tijd, vermindert fouten, en geeft je meer zekerheid over je btw-aangifte. De investering om het in te stellen is beperkt, de opbrengst is groot.

Dus: open je boekhoudsoftware, kijk wat de mogelijkheden zijn, en begin met het opstellen van je eerste regels. Je zult je afvragen waarom je dit niet eerder hebt gedaan.