De belangrijkste begrippen bij procesautomatisering uitgelegd in gewoon Nederlands

Stel je voor: je werkt op kanto, en in plaats van elke keer handmatig dezelfde klikjes te doen, regelt een slimme tool dat allemaal voor jou. Klinkt fijn, toch?

Dat is procesautomatisering in een notendop. Maar voordat je daarmee aan de slag kunt, moet je wel begrijpen waar je het eigenlijk over hebt.

Want de termen die iedereen gebruikt, zoals RPA, workflow en API, klinken misschien ingewikkeld. Maar ze zijn het niet. Ik leg het je gewoon uit. Precies zoals ik het aan een vriend zou uitleggen.

Wat is procesautomatisering eigenlijk?

Procesautomatisering betekent simpelweg dat je herhalende taken overlaat aan software. In plaats van dat jij als mens steeds dezelfde stappen doorloopt, doet een computer dat voor je.

Snel, foutloos en 24 uur per dag. Denk aan het verwerken van facturen, het aanmaken van gebruikersaccounts of het versturen van standaardmails.

Allemaal taken die je kunt automatiseren. De markt hiervoor groeit hard. Volgens Gartner groeide de wereldwijde RPA-markt alleen al met meer dan 20 procent in 2023.

En dat is geen toeval. Bedrijven besparen tijd, geld en frustratie. Gemiddeld bespaart automatisering op administratieve taken tot wel 80 procent van de tijd die mensen er normaal aan kwijt zijn.

RPA: de digitale collega die nooit moe wordt

RPA staat voor Robotic Process Automation. Dat klinkt als een robot, maar het is eigenlijk software die precies dezelfde handelingen uitvoert als jij op je scherm.

Klik hier, kopieer dat, plak het daar. Een RPA-tool doet dat exact na, keer op keer, zonder afgeleid te raken.

Populaire RPA-tools zijn UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism. UiPath is momenteel marktleider en wordt door meer dan 10.000 bedrijven wereldwijd gebruikt. Het mooie is dat je voor veel taken geen programmeerkennis nodig hebt. Met visuele ontwerptools bouw je zogenaamde "bots" door blokken te slepen en neer te tekenen, bijna als een stroomschema.

Wanneer kies je voor RPA? Vooral bij taken die regelmatig, voorspelbaar en op dezelfde manier worden uitgevoerd.

Denk aan het overnemen van gegevens van het ene systeem naar het andere, waar geen directe koppeling tussen bestaat.

Workflow-automatisering: de rode draad in je processen

Een workflow is gewoon een reeks stappen die samen een proces vormen. Workflow-automatisering zorgt ervoor dat die stappen automatisch op elkaar volgen, zonder dat jij hoeft in te grijpen. Stel: een werknemer dient een verlofaanvraag in.

Dan gaat het automatisch naar de teamleider voor goedkeuring. Wordt het goedgekeurd?

Dan krijgt de medewerker een bevestiging en wordt het doorgegeven aan HR. Wordt het afgekeurd? Dan krijgt de medewerker een bericht met de reden.

Jij hoeft niks te doen. Ontdek hoe een workflow werkt in een no-code systeem en laat de automatisering het werk voor je doen.

Tools zoals Microsoft Power Automate, Zapier en Make (voorheen Integromat) zijn hiervoor gemaakt. Power Automate is populair omdat het naadloos samenwerkt met andere Microsoft-producten zoals Teams en SharePoint.

Zapier daarentegen verbindt makkelijk honderden apps met elkaar, van Gmail tot Slack tot Trello.

En het mooie: je kunt binnen een paar minuten je eerste automatie bouwen.

API: de stille kracht achter verbonden systemen

Een API, of Application Programming Interface, is gewoon een manier voor software om met elkaar te praten. Stel dat je webshop automatisch je voorraad moet updaten in je boekhoudsysteem.

Dan zorgt een API ervoor dat die twee systemen gegevens uitwisselen zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.

Zonder API's zou je alles handmatig moeten overtypen. Foutgevoelig, traag en verspillend. Met API's gebeurt het in milliseconden.

De meeste moderne software, van Shopify tot Exact, biedt API's aan. En tools zoals Postman helpen ontwikkelaars om die API's te testen en te beheren.

Belangrijk om te weten: API's zijn krachtig, maar ze vergen wel technische kennis. Als je geen ontwikkelaar in huis hebt, zijn tools zoals Zapier en Make een uitkomst. Die bieden kant-en-klare API-koppelingen aan zonder dat je code hoeft te schrijven.

Low-code en no-code: automatisering voor iedereen

Dit is misschien wel de grootste game-changer. Low-code en no-code platforms maken het mogelijk om applicaties en automatiseringen te bouwen zonder diepgaande programmeerkennis.

Low-code betekent dat je een beetje code kunt gebruiken als je wilt, maar het hoeft niet. No-code betekent dat je helemaal zonder code werkt. Het verschil tussen no-code, low-code en traditioneel programmeren is essentieel om te begrijpen; platforms zoals Mendix, OutSystems en Microsoft Power Apps zijn hiervoor gebouwd.

Mendix wordt bijvoorbeeld gebruikt door bedrijven als Zurich Insurance en Rabobank om snel interne tools te ontwikkelen.

Waar vroeger een IT-project maanden duurde, bouw je nu in weken of zelfs dagen iets dat werkt. De Gartner-voorspelling is duidelijk: tegen 2025 zal meer dan 70 procent van de nieuwe applicaties bij bedrijven gebouwd worden met low-code of no-code technologie. Dat zegt genoeg.

AI en automatisering: de volgende stap

Procesautomatisering wordt steeds slimmer dankzij kunstmatige intelligentie. Waar traditionele automatisering werkt op basis van vaste regels, kan AI beslissingen nemen op basis van patronen en data.

Dit heet vaak Intelligent Process Automation, of IPA. Denk aan een systeem dat niet alleen facturen verwerkt, maar ook afwijkingen herkent.

Of een chatbot die vragen beantwoordt en alleen doorverbindt naar een mens als het echt nodig is. Tools zoals Microsoft Copilot en Google Vertex AI maken dit steeds toegankelijker voor gewone bedrijven, niet alleen voor tech-giganten. Volgens McKinsey kan IPA de productiviteit in bepaalde afdelingen met 20 tot 35 procent verhogen.

Dat is geen marginale verbetering. Dat is een fundamentale versnelling.

Waar begin je als bedrijf met procesautomatisering?

Je hoeft niet alles in een keer te automatiseren. Sterk advies: begin kies.

Kies één proces dat herhalend, tijdrovend en foutgevoelig is. Dat is jouw quick win. Map het proces uit. Welke stappen zitten erin?

Waar gaat het mis? Welke systemen zijn erbij betrokken?

Dan kies je de juiste tool. Voor eenvoudige taken: Zapier of Make.

Voor complexe back-office processen: UiPath of Automation Anywhere. Voor verbonden workflows binnen het Microsoft-ecosysteem: Power Automate. En de belangrijkste les: betrek de mensen die het werk dagelijks doen.

Zij weten precies waar de pijn zit. Automatisering is geen IT-project.

Het is een teamproject. Procesautomatisering voor het MKB is geen toekomstmuziek. Het is nu. En het is toegankelijker dan ooit.

Je hoeft geen techneut te zijn om ertoe te beginnen. Je moet alleen maar willen beginnen.